Antes de planificar el proyecto de vida hay que entrenarse para ser productivo. Para eso vamos a poner en práctica la metodología GTD (Getting Things Done), el arte de la productividad sin estrés. Se basa en un principio simple: necesitas borrar de tu mente todas las tareas pendientes, liberarla del trabajo de recordarlas y centrarte solo en hacerlas.
La metodología consta de cinco pasos: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. Y una sugerencia que vale oro: cualquier tarea nueva que pueda completarse en menos de dos minutos debería hacerse de inmediato.
1. Recopilar
Deposita en «cubos» externos todo aquello que necesites recordar, realizar o darle seguimiento. Los correos, las libretas de notas y las agendas son simples cestas de almacenamiento. El objetivo es sacar todo de tu mente y recogerlo en alguno de esos elementos para luego procesarlo. Tras el procesamiento, todos los cubos deberían vaciarse al menos una vez por semana.
2. Procesar
Cuando proceses tu cubo, sigue estrictamente este orden: empieza siempre por el principio, no proceses más de un elemento a la vez y no envíes ningún elemento de vuelta al cubo.
Si el elemento requiere una acción: si lleva menos de dos minutos, hazlo; si no es tu tarea, delégala adecuadamente; si no, pospónla con fecha.
Si no requiere una acción: archívalo como referencia, deshéchalo si no procede, o déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento.
Un ejemplo real: «buscar fechas del examen IELTS». ¿Hace falta alguna acción? Si la respuesta es sí, determina claramente cuál es. Tienes tres posibilidades: que no seas la persona adecuada para hacerla (delégala y anótala en tu lista de acciones en espera), que te lleve un par de minutos (hazla ya) o añadirla a tu lista de próximas acciones.
3. Organizar
Organiza todas las tareas procesadas en el lugar adecuado para encontrarlas después. Aquí entran mis adoradas listas:
Acciones siguientes. Cerciórate de que verdaderamente es una tarea que debe hacerse próximamente, tanto por urgencia como por importancia. Y pregúntate: ¿voy a hacer y completar de verdad esa tarea?
Proyectos. ¿Cómo saber si algo es un proyecto? Sencillo: si requiere varias acciones, es un proyecto. Marca esos, porque en ellos nos centraremos más adelante.
En espera. Si delegaste una acción o estás esperando la respuesta de alguien para darla por terminada, va aquí.
Algún día / quizá. Tareas sin prioridad o deseos a largo plazo. Cuidado con esta lista: no debe convertirse en refugio de la procrastinación.
4. Revisar
Nada tendrá sentido si no revisas tus listas con regularidad. Sin revisión tendemos a hacer las acciones fáciles y dejar atrás las que llevan más tiempo. Para cautivar tu atención usa elementos que te mantengan enganchada: libretas decoradas, cuadernos nuevos, lápices de colores. Tiene que ser divertido.
5. Hacer
Ningún sistema de organización sirve si gastas más tiempo organizando las tareas que haciéndolas. Si simplificas el proceso, estarás menos predispuesta a la dejadez y a la saturación de tareas abiertas. Esta metodología la he puesto en práctica como profesional de la planificación en los procesos estratégicos de las empresas, y también en mi vida personal.
No necesitas hacer mucho: necesitas hacer bien. Así de simple y claro.